Auftragsverarbeitungs-vertrag (DPA).

Vertragsgegenstand

Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch MiraNext im Auftrag des Kunden im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs der MiraNext-SaaS-Plattform. Maßgeblich sind Art. 28 DSGVO sowie die ergänzenden Bestimmungen dieses DPA.

Art und Zweck der Verarbeitung

Art: automatisierte Verarbeitung in Cloud-Infrastruktur (EU, AT/DE, BSI C5 zertifiziert), strukturierte Speicherung in mandantengetrennten Datenbanken und Objektspeichern, KI-Inferenz in Trusted Execution Environments.

Zweck: Bereitstellung der vom Kunden gebuchten Module zur Unterstützung administrativer, kommunikativer und workflow-bezogener Aufgaben in Radiologie und bildgebender Diagnostik.

Dauer: für die Laufzeit des Hauptvertrags, längstens bis zur vereinbarten Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende.

Kategorien betroffener Personen

• Patientinnen und Patienten der Praxis bzw. Einrichtung des Kunden
• Zuweisende Ärztinnen und Ärzte
• Beschäftigte und Mitarbeitende des Kunden mit Plattform-Zugang
• Berechtigte Vertreterinnen und Vertreter Dritter mit Lese-/Schreibzugriff (z.B. Befundungs-Subunternehmer im Auftrag des Kunden)

Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Kontaktdaten)
• Versicherungs- und Abrechnungsdaten
• Besondere Kategorien gem. Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten — Diagnosen, ICD-Codes, klinische Notizen, Bildbefunde, DICOM-Datensätze
• Authentifizierungsdaten der Plattform-Nutzer (E-Mail, Hash-Passwort, Hardware-Token-ID)
• Audit-Log-Daten (Zeitstempel, Aktion, IP, User-ID)

Pflichten des Auftragsverarbeiters

MiraNext verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden, gewährleistet, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO), trifft alle in Art. 32 DSGVO genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs — siehe gesondertes Kapitel), unterstützt den Kunden bei der Wahrnehmung seiner Pflichten gemäß Art. 32–36 DSGVO sowie bei Betroffenenanfragen und stellt nach Wahl des Kunden bei Vertragsende alle personenbezogenen Daten zurück oder löscht sie.

Weisungsbindung

MiraNext darf personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden verarbeiten, sofern nicht durch das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt MiraNext dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).

Weitere Auftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 DSGVO)

Der Kunde erteilt MiraNext eine allgemeine schriftliche Genehmigung zur Inanspruchnahme weiterer Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 2 DSGVO.

MiraNext führt ein aktuelles Verzeichnis aller weiteren Auftragsverarbeiter mit Name, Anschrift, Funktion und Verarbeitungsort. Das Verzeichnis wird dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Vor Einsatz eines neuen weiteren Auftragsverarbeiters oder Änderung wird der Kunde mindestens 30 Tage im Voraus informiert. Der Kunde kann der Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund schriftlich widersprechen.

MiraNext verpflichtet jeden weiteren Auftragsverarbeiter zu Datenschutzpflichten, die denen dieses DPA mindestens entsprechen, und haftet gegenüber dem Kunden für die Einhaltung dieser Pflichten wie für eigenes Handeln.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• Verschlüsselung: AES-256 für ruhende Daten, TLS 1.3 für Übertragung, mandantengetrennte Schlüsselverwaltung in HSM, optionale Bring-Your-Own-Key (BYOK), 90-Tage-Schlüsselrotation, mTLS für Service-zu-Service-Kommunikation
• Confidential Computing: KI-Inferenz für sensible Modelle (Sprache, Bildkontext) in Trusted Execution Environments (Intel TDX / AMD SEV-SNP) mit Remote Attestation
• Pseudonymisierung: nach Möglichkeit bei der Verarbeitung von Sekundärdaten (Telemetrie, KI-Training)
• Zugriff: OIDC / OAuth 2.1, Hardware-Sicherheitsschlüssel (WebAuthn / FIDO2) für Administrator-Zugänge, rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) pro Mandant, 4-Stunden-Session-Timeout, ELGA-konforme e-card-Anmeldung für Patient/Zuweiser
• Logging und Monitoring: strukturiertes Audit-Log jeder Aktion, hash-verkettet und für 6 Monate aufbewahrt, NIS2-konformes Incident-Response-Verfahren mit 24/7 Bereitschaft
• Backup und Wiederherstellung: georedundant zwischen AT und DE, RTO ≤ 4 h, RPO ≤ 15 min, regelmäßiges Restore-Testing
• Penetrationstests: kontinuierliche Tests gemeinsam mit unabhängigem Drittauditor, tägliche automatisierte Vulnerability Scans
• Personal: Vertraulichkeitsverpflichtung aller Beschäftigten, jährliche Sicherheits- und Datenschutzschulung, Background-Check für Administrator-Rollen
• Physische Sicherheit: Rechenzentren mit Zutrittskontrolle, n+1 Power, USV, Brandfrüherkennung

Sicherheitsvorfälle · Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

MiraNext informiert den Kunden unverzüglich, in der Regel innerhalb von 24 Stunden, jedenfalls aber innerhalb der 72-Stunden-Frist gemäß Art. 33 DSGVO, über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Die Meldung umfasst Art und Kategorien der betroffenen Daten, ungefähre Anzahl der Betroffenen, vermutete Folgen sowie ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen. MiraNext unterstützt den Kunden bei dessen Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörde und ggf. Betroffenen.

Unterstützung des Verantwortlichen

MiraNext unterstützt den Kunden bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen (Art. 12–22 DSGVO) durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen — insbesondere durch Self-Service-Auskunfts- und Löschwerkzeuge im Mandanten. Bei Anfragen, die direkt an MiraNext gerichtet werden, leitet MiraNext diese unverzüglich an den Kunden weiter und antwortet nicht eigenständig.

Audit-Rechte

Der Kunde — bzw. ein durch ihn beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Auditor (kein Wettbewerber von MiraNext) — kann einmal jährlich nach 30 Tagen Vorankündigung die Einhaltung dieses DPA prüfen. Außerordentliche Audits nach gravierendem Sicherheitsvorfall sind ohne Frist zulässig. MiraNext kann Auditrechte vorrangig durch Vorlage gleichwertiger Drittprüfungen erfüllen (ISO 27001-Audit-Reports, SOC 2 Type II , Pen-Test-Reports). Ordentliche Audits trägt der Kunde; außerordentliche Audits, die einen wesentlichen Verstoß durch MiraNext nachweisen, gehen zu Lasten von MiraNext.

Drittland-Übermittlung

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich im EWR (Österreich, Deutschland). Eine Übermittlung in Drittländer findet ohne gesonderte schriftliche Vereinbarung mit dem Kunden nicht statt. Sollten in einem konkreten Fall Drittland-Übermittlungen erforderlich werden, schließt MiraNext zuvor die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2 oder 3, Beschluss der EU-Kommission 2021/914) und führt — soweit erforderlich — eine ergänzende Risikobewertung (TIA) durch.

Rückgabe und Löschung

Bei Beendigung des Hauptvertrags werden alle vom Kunden bereitgestellten oder im Zuge der Verarbeitung erhobenen personenbezogenen Daten nach Wahl des Kunden zurückgegeben (Self-Service-Export in DICOM, PDF, FHIR/JSON; auf Wunsch auch über verschlüsseltes physisches Medium) oder gelöscht. Eine zertifizierte Löschung erfolgt spätestens 90 Tage nach Vertragsende und wird durch ein unterzeichnetes Löschzertifikat bestätigt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. § 132 BAO, § 51 ÄrzteG) bleiben unberührt — entsprechende Daten werden gesperrt und ausschließlich für den Aufbewahrungszweck vorgehalten.

Haftung · Schlussbestimmungen

Die Haftung der Parteien für Verletzungen dieses DPA richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Hauptvertrags und der AGB. Bei Konflikt zwischen DPA und Hauptvertrag geht der DPA insoweit vor, als es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Gerichtsstand und anwendbares Recht: Salzburg, österreichisches Recht.

Anlage MiraFlow · Gegenstand, Betroffene, Daten

Diese Anlage konkretisiert den DPA für das Modul MiraFlow (KI-Telefonassistent und Chat-Assistent). Die allgemeinen Abschnitte „Art und Zweck der Verarbeitung" und „Technische und organisatorische Maßnahmen" gelten für MiraFlow unverändert weiter; diese Anlage ergänzt sie um die modulspezifischen Angaben und geht ihnen nur dort vor, wo sie zum selben Punkt eine ausdrücklich abweichende Regelung trifft.

Gegenstand und Zweck: Entgegennahme von Anrufen und Chatanfragen im Namen des Kunden, Spracherkennung und Sprachausgabe, Gesprächsführung mit Sprachmodellen, Aufnahme von Terminwünschen, Rückrufwünschen und Anliegen, Übergabe an das Terminsystem des Kunden, Gesprächsdokumentation (Transkript, optional Audioaufzeichnung), automatische Gesprächszusammenfassung und Stimmungseinschätzung, E-Mail-Benachrichtigungen an die Praxis.

Dauer: Laufzeit des Hauptvertrags. Betroffene Personen: Anrufende (insbesondere Patientinnen und Patienten), Nutzende des Chat-Assistenten, Beschäftigte des Kunden mit Dashboard-Zugang, Kontakte bei ausgehenden Anrufen.

• Sprache (Audio) während des Gesprächs; bei aktivierter Aufzeichnung Audiodatei des Gesprächs (Stereo-WAV, höchstens 30 Minuten)
• Transkripte und Chatnachrichten
• Telefonnummer der anrufenden Person
• Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, E-Mail-Adresse
• Termin- und Rückrufdaten (Untersuchung, Datum, Uhrzeit, Standort, Anliegen)
• Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, soweit im Gespräch genannt
• Automatisch erzeugte Daten: Gesprächszusammenfassung, Stimmungseinschätzung (positiv, neutral, negativ), erkannte Sprache
• Konten der Dashboard-Nutzenden (E-Mail-Adresse, Rolle, Zwei-Faktor-Einstellungen) und Protokolleinträge

Anlage MiraFlow · Aufzeichnung, Widerspruch, Speicherfristen

Die Audioaufzeichnung wird je Kunde ein- oder ausgeschaltet und ist standardmäßig aus. Transkripte werden standardmäßig gespeichert.

Begrüßung: Der ausgelieferte Standardtext nennt den Assistenten als KI-Assistenten und weist auf die Aufzeichnung hin (Transparenz nach Art. 50 Abs. 1 Verordnung (EU) 2024/1689). Der Kunde kann diesen Text im Dashboard frei überschreiben; das System prüft den Inhalt nicht. Der Kunde ist als Verantwortlicher dafür zuständig, dass eine von ihm geänderte Begrüßung den Hinweis auf die KI und – bei aktivierter Aufzeichnung – auf die Aufzeichnung weiterhin enthält. MiraNext weist den Kunden hierauf vor der Inbetriebnahme hin.

Widerspruch: Die anrufende Person kann der Aufzeichnung zu jedem Zeitpunkt im Gespräch widersprechen. Ab dem Widerspruch wird nichts aus dem Gespräch gespeichert: keine Audioaufzeichnung, kein Transkript, keine Zusammenfassung und keine Stimmungseinschätzung. Eine bereits laufende Aufzeichnung wird gelöscht. Das Gespräch wird fortgesetzt. Telefonnummer, Anrufdatensatz sowie im Gespräch angelegte Termine und Rückrufe bleiben erhalten. Der Widerspruch wird unabhängig von jeder Kundeneinstellung befolgt.

Grenze der Widerspruchserkennung: Der Assistent erkennt den gesprochenen Widerspruch über eine feste Mustererkennung im Transkript, die ausschließlich deutsche und englische Formulierungen abdeckt (13 Muster). Der Assistent erkennt die Gesprächssprache automatisch und führt das Gespräch in derzeit 32 Sprachen; ein Widerspruch in einer anderen Sprache als Deutsch oder Englisch wird daher nicht automatisch erkannt. Der Kunde muss in seiner Datenschutzerklärung und gegenüber Anrufenden einen von der Spracherkennung unabhängigen Weg zum Widerspruch nennen und eingehende Widersprüche selbst umsetzen; MiraNext stellt dafür die Löschfunktion je Anruf bereit.

Abrechnung: Ein Anruf, in dem widersprochen wurde, wird weiterhin nach Gesprächsdauer gemessen und abgerechnet. Gelöscht werden die Gesprächsinhalte, nicht der Anrufdatensatz, aus dem sich die Abrechnung ergibt.

Standard-Speicherfristen (Weisung des Kunden, abweichende Fristen sind zu vereinbaren):

• Transkripte: Löschung nach 90 Tagen – im System fest eingestellt, nicht je Kunde konfigurierbar
• Abgeschlossene Anrufdatensätze einschließlich Zusammenfassung und Stimmungseinschätzung: Löschung nach 180 Tagen – fest eingestellt
• Termin- und Rückrufdaten beim Assistenten: Anonymisierung nach 90 Tagen – fest eingestellt, nicht je Kunde konfigurierbar
• Chatsitzungen: Anonymisierung nach 90 Tagen; hier ist eine abweichende Frist je Kunde konfigurierbar
• Nachweise über Widersprüche: Löschung nach 3 Jahren – fest eingestellt
• Audioaufzeichnungen: 90 Tage; Löschung einzelner Aufzeichnungen jederzeit auf Anfrage. Eine abweichende Frist (1 bis 365 Tage) ist je Kunde möglich, wird aber nicht über das Praxis-Dashboard gesetzt, sondern von MiraNext auf dokumentierte Weisung des Kunden. Das Feld „Aufbewahrung (Tage)" im Dashboard hat derzeit keine Wirkung auf die tatsächliche Speicherdauer.
• Anfragen- und Rückrufliste (Tickets) im Dashboard: derzeit keine automatische Löschung durch das System. Der Kunde legt als Verantwortlicher eine Frist fest und teilt sie MiraNext als Weisung mit; bis zur Automatisierung erfolgt die Löschung auf Anforderung des Kunden.

Anlage MiraFlow · Technische und organisatorische Maßnahmen

• Feldverschlüsselung in der Datenbank mit AES-256-GCM für Telefonnummern, Namen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, E-Mail-Adressen, Transkripte, Chatnachrichten, Voicemail-Transkriptionen und den Speicherort der Aufzeichnungen. Ohne Schlüssel startet der Produktivbetrieb nicht; Entschlüsselungen werden protokolliert.
• Telefonnummern zusätzlich als SHA-256-Hash für Zuordnungen ohne Klartext
• Vor der Zusammenfassung und der abschließenden Stimmungseinschätzung werden österreichische Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern und E-Mail-Adressen im Transkript maskiert. Namen, Geburtsdaten, ausländische Rufnummern und Gesundheitsangaben werden dabei nicht maskiert; während des laufenden Gesprächs wird der Text unmaskiert an das Sprachmodell gegeben, weil der Assistent sonst nicht antworten kann
• Transportverschlüsselung (TLS) für Dashboard und Chat-Widget. Für Telefonie wird SIP über TLS (Port 5061) und SRTP (SDES, AES-CM-128-HMAC-SHA1-80) unterstützt; ob beides zum Einsatz kommt, hängt von der Telefonanlage des Kunden ab, da unverschlüsseltes SIP über UDP 5060 weiterhin angenommen wird. MiraNext empfiehlt und konfiguriert auf Wunsch die TLS-Variante
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung (Owner, Admin, Member), Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend für Admin- und Manager-Rollen, Audit-Protokoll
• Mandantentrennung auf Anwendungsebene
• Datenbank und Cache nur intern erreichbar, Administrationszugang über Identity-Aware Proxy, öffentlich nur HTTPS und SIP
• Hosting in einem EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Google Cloud, Region europe-west3); Datenbank und Cache laufen auf derselben Maschine. Die Sprachmodelle für Zusammenfassung, Stimmungseinschätzung, Spracherkennung der Gesprächssprache und Chat laufen über Google Vertex AI in der EU-Region europe-west4 (Niederlande). Die Umwandlung von Sprache in Text und von Text in Audio läuft über die EU-Schnittstelle des Anbieters – siehe den folgenden Abschnitt
• Aufbewahrung der Protokolle nach einer festen Richtlinie (Gesprächsprotokolle 12 Monate, Buchungs-Audit 24 Monate, System-, Sicherheits- und Alert-Protokolle 36 Monate). Die automatische Bereinigung dieser Protokolle ist noch nicht aktiviert; bis dahin werden überfällige Einträge im Rahmen der Wartung gelöscht
• Datensicherung und Wiederherstellung sowie der Verbleib von Klartextfeldern außerhalb der oben genannten verschlüsselten Felder werden im aktuellen TOM-Nachweis beschrieben, den Kunden vor Vertragsschluss und jederzeit auf Anfrage unter [email protected] erhalten

Anlage MiraFlow · Weitere Auftragsverarbeiter

Für MiraFlow setzt MiraNext weitere Auftragsverarbeiter für Hosting, Spracherkennung und Sprachausgabe, Sprachmodelle, Telefonie und E-Mail-Versand ein. Das vollständige Verzeichnis mit Name, Sitz, Zweck, Datenkategorien, Verarbeitungsort und – bei Verarbeitung außerhalb des EWR – der Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO erhalten Kunden vor Vertragsschluss und jederzeit auf Anfrage unter [email protected]. Es ist für den Kunden die maßgebliche Grundlage seiner eigenen Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO.

Hosting, Datenbank und Aufzeichnungsspeicher liegen in Frankfurt am Main. Die Sprachmodelle für Zusammenfassung, Stimmungseinschätzung und Chat laufen in der EU-Region Niederlande. Die Umwandlung von Sprache in Text und von Text in Audio läuft über die EU-Schnittstelle des Anbieters. MiraNext nennt im Verzeichnis je Dienst den tatsächlichen Verarbeitungsort und informiert den Kunden, wenn sich dieser ändert; eine allgemeine Zusicherung, dass keine Verarbeitung außerhalb des EWR stattfindet, gibt MiraNext für MiraFlow nicht ab.

Muster-Datenschutzerklärung für Praxen (MiraFlow)

Textvorlage zur Übernahme in die Datenschutzerklärung Ihrer Praxis. Füllen Sie die eckigen Klammern vor der Veröffentlichung aus und gleichen Sie die Angaben mit Ihrer Konfiguration ab. Die Vorlage ersetzt keine rechtliche Prüfung.

KI-Telefonassistent

Anrufe in unserer Praxis werden von einem KI-Telefonassistenten entgegengenommen. Das ist eine Software, die gesprochene Sprache erkennt, mit Hilfe eines Sprachmodells antwortet und Anliegen wie Terminvereinbarungen oder Rückrufwünsche aufnimmt. Zu Beginn des Gesprächs wird darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass der Anruf digital erfasst wird.

Verantwortlicher
[Name der Praxis, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer]

Welche Daten verarbeitet werden
- Sprache (Audio): Ihre Stimme wird während des Gesprächs laufend in Text umgewandelt, die Antworten werden als Sprache ausgegeben.
- [Nur wenn die Gesprächsaufzeichnung aktiviert ist:] Gesprächsaufzeichnung als Audiodatei (höchstens 30 Minuten je Anruf).
- Transkript des Gesprächs.
- Ihre Telefonnummer.
- Angaben, die Sie machen: Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Untersuchung, Gesundheitsangaben.
- Termin- und Rückrufdaten: Untersuchung, Datum, Uhrzeit, Standort, Anliegen.
- Nach dem Gespräch automatisch erstellt: kurze Zusammenfassung und Einschätzung der Gesprächsstimmung (Skala von "sehr unzufrieden" bis "sehr zufrieden" mit kurzer Begründung). [Nur wenn die Stimmungserkennung aktiviert ist:] Die Stimmung wird auch während des Gesprächs laufend eingeschätzt und kann dazu führen, dass der Assistent an einen Menschen übergibt.
- Die Sprache des Gesprächs wird automatisch erkannt; der Assistent kann das Gespräch in derzeit 32 Sprachen fortsetzen.

Zwecke
Bearbeitung Ihres Anliegens, Terminvereinbarung, Rückrufe, Dokumentation des Anrufs, [Qualitätssicherung und Schulung]. Dass Sie mit einer KI sprechen, sagt Ihnen der Assistent zu Beginn des Gesprächs (Art. 50 Abs. 1 Verordnung (EU) 2024/1689). [Nur wenn die Stimmungserkennung aktiviert ist: Über den Einsatz eines Systems zur Emotionserkennung informieren wir Sie hiermit nach Art. 50 Abs. 3 derselben Verordnung.]

Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Terminvereinbarung und Bearbeitung Ihrer Anfrage.
- Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Art. 9 Abs. 3 DSGVO: Gesundheitsdaten für Zwecke der Gesundheitsversorgung.
- Gesprächsaufzeichnung, Zusammenfassung und Stimmungseinschätzung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, telefonisch auch bei besetzten Leitungen erreichbar zu sein, belegen zu können, was am Telefon vereinbart wurde, und ein schlecht laufendes Gespräch rechtzeitig an einen Menschen zu übergeben. Gesundheitsangaben, die dabei mit aufgezeichnet werden, verarbeiten wir nach Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Art. 9 Abs. 3 DSGVO ausschließlich durch Personen, die der beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
  [Hinweis für die Praxis: Der Assistent holt keine Einwilligung ein, sondern weist hin und lässt den Widerspruch zu. Auf Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO dürfen Sie sich daher nicht berufen, solange kein Einwilligungsdialog eingerichtet ist. Prüfen Sie diese Abwägung mit Ihrer Rechtsberatung.]
- [Nationales Datenschutzrecht ergänzen, in Österreich das Datenschutzgesetz (DSG) sowie § 51 und § 54 Ärztegesetz 1998]

Widerspruch gegen die Aufzeichnung
Sie können der Aufzeichnung jederzeit während des Gesprächs widersprechen. Sagen Sie dazu zum Beispiel "Ich möchte nicht aufgezeichnet werden". Das Gespräch geht normal weiter. Ab diesem Zeitpunkt wird nichts aus dem Gespräch gespeichert: keine Audioaufzeichnung, kein Transkript, keine Zusammenfassung und keine Stimmungseinschätzung. Eine bereits laufende Aufzeichnung wird gelöscht. Gespeichert bleiben Ihre Telefonnummer, die technischen Anrufdaten (Zeitpunkt, Dauer, Status) und ein im Gespräch vereinbarter Termin oder Rückrufwunsch.
Bitte beachten Sie: Der Assistent erkennt einen gesprochenen Widerspruch derzeit nur auf Deutsch und auf Englisch, obwohl er das Gespräch selbst in weiteren Sprachen führen kann. Verlassen Sie sich in einer anderen Sprache nicht auf diese Erkennung, sondern sagen Sie es uns über die unten genannten Kontaktwege; wir löschen Aufzeichnung und Transkript dann unverzüglich.
Ohne KI-Assistenten erreichen Sie uns unter [E-MAIL-ADRESSE ODER ANDERE KONTAKTMÖGLICHKEIT]. Sagen Sie im Gespräch, dass Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter sprechen möchten, übergibt der Assistent den Anruf.

Speicherdauer
- Transkripte: 90 Tage (im System fest eingestellt).
- Anrufdatensätze (Telefonnummer, Zeitpunkt, Dauer, Zusammenfassung, Stimmungseinschätzung): 180 Tage (fest eingestellt).
- Termin- und Rückrufdaten beim Assistenten: Anonymisierung nach 90 Tagen (fest eingestellt).
- Gesprächsaufzeichnungen: 90 Tage. Diese Frist ist eine feste Voreinstellung; sie lässt sich im Praxis-Dashboard nicht ändern, sondern nur von MiraNext auf unsere Weisung (möglicher Rahmen 1 bis 365 Tage). Auf Anfrage löschen wir eine einzelne Aufzeichnung jederzeit früher.
- Anfragen und Rückrufwünsche in der Anfragenliste des Assistenten, an der unser Team arbeitet: Diese Liste wird vom System nicht automatisch geleert. Wir löschen die Einträge spätestens nach [FRIST DER PRAXIS EINTRAGEN, z. B. 12 Monate nach Erledigung].
- Nachweise über einen Widerspruch gegen die Aufzeichnung: 3 Jahre.
Termine, die in unser Terminsystem übernommen werden, und die zugehörige medizinische Dokumentation speichern wir nach den dafür geltenden Fristen [in Österreich 30 Jahre, § 51 Abs. 2 Ärztegesetz 1998]. Der Assistent speichert diese Unterlagen nicht.

Auftragsverarbeiter
Der Assistent wird von der MiraNext GmbH, Innsbrucker Bundesstraße 83a, 5020 Salzburg, Österreich, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO betrieben. MiraNext setzt folgende weitere Auftragsverarbeiter ein: [AUS DEM AKTUELLEN VERZEICHNIS DER MIRANEXT GMBH ÜBERNEHMEN: Anbieter, Zweck, Verarbeitungsort und, bei Verarbeitung außerhalb des EWR, die Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO]. Server, Datenbank und Aufzeichnungen liegen in einem EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main; die Sprachmodelle für Zusammenfassung, Stimmungseinschätzung und Chat laufen in der EU-Region Niederlande. Die Umwandlung von Sprache in Text und von Text in Audio läuft über die EU-Schnittstelle des Anbieters. Die Anrufe werden über [TELEFONANLAGE / TELEFONANBIETER DER PRAXIS] an den Assistenten weitergeleitet.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, [in Österreich: Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at].